سوالات زیر مربوط به بخش خدمات ممیزی و صدور گواهینامه شرکت بهبود صنعت (BSM Co) می باشد. لذا در صورتی که سوال فنی از متن استاندارد و یا از سایر خدمات این سازمان برایتان وجود دارد، خوشحال می شویم از طریق تماس با این سازمان و یا ارسال ایمیل (info@bsm.ir) پاسخگوی آن باشیم. از شما دوست عزیز صمیمانه سپاسگزاریم.

1. ایزو (ISO) چیست؟

ایزو یا سازمان بین المللی استاندارد (International Organization for Standardization)، يک مجمع بين المللي از سازمانهاي استاندارد کشورهاي عضو بوده که مرکزيت اين شبکه در شهر ژنو – سوئيس- فعاليت مي نمايد. اين سازمان بين المللي يک سازمان غير انتفاعي (غيردولتي) بوده كه از اعضاي مختلف وابسته به سازمانهاي دولتي و غيردولتي تشکيل شده است. بنابراين ايزو مانند پلي است که درخواست عموم را به رضايت کسب و کار پيوند مي زند. اين سازمان داراي کميته هاي فني متعددي است که از طريق اجلاس تاييد صلاحيت بين المللي (IAF) مديريت مي شوند. به عنوان مثال کميته فني (TC/176) در خصوص کيفيت، کميته فني (TC/207) در خصوص زيست محيطي و کميته فني (TC/34) در خصوص صنايع غذايي تحقيق و پژوهش کرده و اقدام به تدوين استانداردهاي مرتبط مي نمايند. وظیفه تدوین استانداردهای بین المللی ایزو با این کمیته های فنی می باشد.
اين مرجع بين المللي نيز از طريق سازمانهاي صدور گواهينامه (CB) نظارت بر عملکرد سازمانها و نهادهاي متقاضي اخذ گواهينامه انطباق با الزامات استاندارد و در نهايت صدور گواهينامه استاندارد مي نمايد. ضمناً IAF از طريق سازمانهاي تاييد صلاحيت (AB) بر عملکرد سازمانهاي CB نظارت مي نمايد.

لازم به توضیح است ایزو را در یک کلمه یعنی “نظم” و در یک جمله یعنی “هر آنچه که می گویی بنویس و هر آنچه که می نویسی عمل کن”.

2. متداولترین و پرکاربرد ترین استاندارد ایزو کدام است؟ آیا هر سازمانی و با هر فعالیتی دارای استاندارد خاص خود می باشد؟

متداولترین و پرکاربرد ترین استاندارد ایزو، استاندارد ISO 9001:2015 می باشد. این استاندارد الزامات یک سیستم مدیریت کیفیت را برای کسب رضایت مندی مشتری فراهم می آورد. بطور کلی هر سازمانی صرفنظر از نوع، اندازه و دامنه کاربرد می تواند الزامات این سیستم را برای اخذ گواهینامه اجرا نماید. بعنوان مثال شرکت های تولیدی مختلف، مهندسین مشاور، مراکز آموزشی و دانشگاهی، کارخانجات مواد غذایی، کارخانجات لوازم خانگی، فروشگاه ها، آژانس های املاک، مراکز درمانی، کارگزاریهای بیمه، آزمایشگاه های تشخیص طبی، پیمانکاران ساختمان، بانک ها، رستوران ها و غیره همگی می توانند این سیستم را برای رسیدن به مقاصد خود پیاده سازی نمایند.

اما در این بین سازمان ایزو علاوه بر تدوین و انتشار این استاندارد عمومی، اقدام به تدوین و انتشار استانداردهای خاص برای فعالیتهای مختلف نموده است. موارد زیر می تواند نمونه هایی از این استانداردها باشد:

1- ISO 22000 سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی (قابل کاربرد در زنجیره مواد غذایی)

2- IATF 16949 سیستم مدیریت کیفیت (ویژه رنجیره تامین صنعت خودرو)

3- ISO/TS 29001 سیستم مدیریت کیفیت (ویژه صنایع نفت، گاز و پتروشیمی)

4- ISO 13485 سیستم مدیریت کیفیت (وِیژه صنایع تجهیزات پزشکی)

5- ISO 15189 سیستم مدیریت کیفیت (ویژه آزمایشگاه های تشخیص طبی)

6- ISO/IEC 17025 سیستم مدیریت کیفیت (ویژه آزمایشگاه های آزمون و کالیبراسیون)

7- ISO 20000 سیستم مدیریت کیفیت در خدمات فناوری اطلاعات

8- ISO 10006 سیستم مدیریت کیفیت (ویژه سازمانهای پروژه محور)

9- ISO 45001 سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی

10- ISO 14001 سیستم مدیریت محیط زیست

11- ISO 27001 سیستم مدیریت امنیت اطلاعات

12- ISO 50001 سیستم مدیریت انرژی

13- ISO 21001 سازمان های آموزشی – سیستم های مدیریت سازمان های آموزشی – الزامات و راهنما برای استفاده

14- ISO 29993 خدمات یادگیری خارج از تحصیلات رسمی – آموزش های لازم – الزامات خدمات

15- و بسیاری دیگر استاندارد …

لازم به توضیح است سازمان ایزو جهت اجرای موثرتر استانداردها نیز اقدام به تدوین خطوط راهنماهایی نموده است. موارد زیر را می توان در راستای این موضوع بعنوان نمونه بیان نمود:

1- ISO 10015 سیستم مدیریت کیفیت- راهنمایی هایی برای آموزش

2- ISO 10017 راهنمایی هایی برای ابزارهای آماری در ISO 9001

3- ISO 10002 سیستم مدیریت کیفیت-رضایت مشتری-راهنمای رسیدگی به شکایات مشتریان

4- ISO 10004 سیستم مدیریت کیفیت-رضایت مشتری-راهنمای سنجش میزان رضایت مشتریان

5- و نظایر آن.

3. نهادهای صادر کننده گواهینامه، چه سازمان هایی هستند؟

نهادهای صدور گواهینامه (CB) شرکت هایی هستند که از مراجع اعتباربخشی بین المللی گواهینامه اعتباربخشی خود را دریافت نموده اند. این نهادها برای صدور گواهینامه های ایزو، گواهینامه تایید صلاحیت خود را بر اساس استاندارد ISO/IEC 17021-1:2015 از نهادهای اعتبار بخشی (AB) اخذ نموده اند و چنانچه در حوزه فعالیت سازمان متقاضی نیز تایید شده باشند، می تواند پس از انجام ممیزی، گواهینامه دارای اعتبار صادر نمایند. نهادهای اعتباربخشی نیز در سایت iaf.nu در تب IAF MEMBERS SIGNATORIES بر اساس نام کشورها قابل شناسایی هستند. لذا گواهینامه تایید صلاحیت هر CB در این سایت قابل ردیابی و استعلام می باشد. چنانچه یک CB در یک استاندارد دارای اعتبار باشد می تواند به مشتری خود، پس از انجام ممیزی موفق، گواهینامه تحت اعتبار مرجع اعتباربخشی صادر نماید. گواهینامه های فاقد شرایط فوق، فاقد اعتبار کافی می باشند.

4. مزایای اخذ گواهینامه های انطباق با استانداردهای بین المللی ایزو بطور کلی چیست؟

ایجاد اطمینان در مشتریان و سایر ذینفعان درخصوص رعایت مسائل روز دنیا از ابعاد کیفیت/ایمنی/بهداشت/محیط زیست/ …
ایجاد کنترل های مستمر بر فرآیندهای سازمان و کنترل روند شاخص های عمکلردی سازمان
بهبود ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی و همچنین ایجاد زبان مشترک در تعامل با شرکتهای داخلی و خارجی
ایجاد بستری مناسب برای بهبود کیفیت/ایمنی/بهداشت/محیط زیست/…
حفظ و ارتقاء سطح دانش فنی کارکنان در جهت انجام بهتر فعالیتهای مربوطه
پیشگیری از تولید محصول نامنطبق بجای اقدام برای رفع مشکل بوجود آمده
کاهش ضایعات و دوباره کاری ها در خط تولید
مکتوب شدن کلیه فعالیت ها بمنظور یکسان شدن اقدام برای هر کار

مکتوب شدن کلیه وظایف محوله به کارکنان و استمرار فعالیت کارکنان در صورت جابجایی و یا حذف آنها

نظارت و کنترل مستقیم مدیریت ارشد سازمان از طریق فرآیندها و کنترل های ادواری

نظارت و کنترل مستقیم نماینده مدیریت از طریق کنترل فرآیندها، کنترل های ادواری بازنگری مدیریت، ممیزی داخلی و … .

بهبود عملکرد و افزایش بهره وری از طریق برنامه ریزی صحیح، اقدام تحت کنترل، کنترل اثربخشی نتایج و تحلیل آنها و تعریف اقدامات بعدی
کاهش میزان شکایات مشتریان و محصولات مرجوعی و همچنین افزایش میزان رضایت مندی مشتریان

عملکرد سیستماتیک و قابل پیش بینی در تمام ابعاد کیفیت/ایمنی/بهداشت/محیط زیست
نظارت بر عملکرد تامین کنندگان و ایجاد یک سیستم سودآور دوجانبه با آنها

اصلاح خطاها و پیشگیری از وقوع مجدد آنها
گسترش فرهنگ سازی و تفکر سیستماتیک در سطح سازمان

ترویج فرهنگ دانش و تفکر مبتنی بر ریسک

<لازم به توضیح است این دستاوردها که ناشی از یک سیستم مدیریتی علمی است با حمایت مدیریت ارشد سازمان می تواند هر چه بهتر نتیجه داده و حتی منجر به ایجاد ارزش افزوده از طریق کاهش قیمت تمام شده، کسب سهم بیشتری از بازار، کسب مشتریان بیشتر و … شود.>

5. چه شرايط و زیر ساختی برای پیاده سازی و اخذ گواهینامه استانداردهای مدیریتی ایزو لازم است؟

هر استاندارد مدیریتی، بسته به هدف آن، نیازمند شرایط خاصی می باشد. در زیر مواردی برای نمونه بیان شده است. این موارد حداقل هایی است که می بایست پیش از اقدام به ممیزی برای سازمان مهیا گردد. در صورت وجود شرایط خاص و یا سوالاتی در این باب، از تماس با سازمان و بهره گیری از اطلاعات ممیزان این شرکت امتناع ننمایید.

ISO 9001: رعایت کلیه الزامات قانونی قابل کاربرد، رعایت کلیه الزامات مشتری در صورت وجود، اخذ گواهینامه استاندارد اجباری در صورت مشمول بودن، پیاده سازی الزامات استاندارد.

ISO/TS 29001: رعایت کلیه الزامات قانونی قابل کاربرد، رعایت کلیه الزامات صنایع نفت گاز و پتروشیمی، اخذ گواهینامه استاندارد اجباری در صورت مشمول بودن، پیاده سازی الزامات استاندارد.

ISO 14001: رعایت کلیه الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد، رعایت کلیه الزامات مشتری و سایر ذینفعان در صورت وجود، رعایت الزامات سازمان حفاظت محیط زیست منطقه، پیاده سازی الزامات استاندارد.

BS OHSAS 18001/ISO 45001: رعایت کلیه الزامات قانونی و مقرراتی قابل کاربرد، رعایت کلیه الزامات مشتری و سایر ذینفعان در صورت وجود، رعایت الزامات سازمان بهداشت و اداره کار و امور اجتماعی، پیاده سازی الزامات استاندارد، رعایت الزامات زیرساختی و غیره.

ISO 27001: امکانات شبکه ای مناسب و نرم افزارهای مناسب امنیتی، پیاده سازی الزامات استاندارد.

ISO 22000 & HACCP: رعایت کلیه الزامات قانونی قابل کاربرد، رعایت کلیه الزامات مشتری در صورت وجود، اخذ گواهینامه استاندارد اجباری در صورت مشمول بودن، رعایت الزامات سازمان بهداشت، تجهیزات مناسب از نظر ایمنی مواد غذایی، دارا بودن حداقل یک نفر کارشناس در صنایع غذایی برای پیگیری امور، دارا بودن حداقل یک عدد کامپیوتر.

6. مراحل پیاده سازی استاندارد تا اخذ گواهینامه (ممیزی) چیست؟

مراحل پیاده سازی و اخذ گواهینامه استانداردهای مدیریتی در یک شرکت بطور معمول شامل ایتم های زیر می باشد:

1- انتخاب سازمان مشاور توسط شرکت متقاضی (به یکی از شرکت های مشاوره دهنده مراجعه شود. از سایت سازمان ملی استاندارد می توانید استفاده نمایید). البته دارا بودن مشاور الزامی نمی باشد و سازمان چنامچه دارای پرسنل دارای صلاحیت کافی و آگاه به استاندارد مورد نظر باشد می تواند راساً نسبت به پیاده سازی اقدام نماید. شرکت بهبود صنعت نیز تنها در بخش ممیزی و صدور گواهینامه و آموزش می تواند خدمات ارائه دهد و مسئولیتی در قبال مشاوره ندارد.

2- انجام فرآیند آنالیز فاصله یابی (Gap Analysis)

3- ارائه برنامه زمانبندی اجرای پروژه متناسب با الزامات استاندارد، نیازهای خاص مشتری و نتایج آنالیز فاصله یابی

4- برنامه ریزی جهت برگزاری آموزش های مرتبط با سیستم مدیریتی در حال استقرار

5- برگزاری آموزش های مورد نیاز و برنامه ریزی شده در حین کار و بصورت گروهی

6- بموازت بند 5، اقدام به طراحی سیستم می شود. این بخش شامل تهیه خط مشی، شناسایی و تدوین اهداف، شناسایی و تدوین فرآیندها، تدوین روش های اجرایی الزامی و مورد نیاز سازمان، تدوین دستورالعمل ها و فرم ها می شود.

7- برگزاری آموزش های موردی برای اجرای مدارک تدوین شده و نهایتاً اجرای آنها

8- اجرای فعالیتهای کاری سازمان متناسب با مدارک تدوین شده توسط کارکنان سازمان و نظارت بر اجرای صحیح مدارک توسط مشاور

9- تشکیل جلسه بازنگری مدیریت و حضور مشاور در این جلسه

10- انجام حداقل یک دوره ممیزی داخلی توسط افراد ذیصلاح و آموزش دیده مستقل.

11- تهیه برنامه برای رفع کامل عدم انطباق ها و کلیه فرصت های قابل بهبود با همکاری مشاور

12- نظارت بر اثربخش بودن اقدامات صورت گرفته برای رفع عدم انطباق های ممیزی داخلی

14- عقد قرارداد با نهاد صدور گواهینامه (از جمله شرکت بهبود صنعت)

15- هماهنگی جهت حضور شرکت صدور گواهینامه برای انجام ممیزی مرحله اول توسط شرکت متقاضی و ارسال مدارک اصلی سازمان برای انجام بررسی مستندات (Document Review)

16- برگزاری جلسه ممیزی مرحله اول توسط نهاد صدور گواهینامه (ممیزی مرحله اول- Stage 1)

17- اخذ کلیه نظرات ممیز(ان) شرکت صدور گواهینامه و برنامه ریزی برای رفع و یا بهبود آنها

18- اقدام برای رفع عدم تطابق و یا فرصت های بهبود ارائه شده و اطمینان از اثربخشی آن

19- هماهنگی جهت حضور شرکت صدور گواهینامه برای انجام ممیزی مرحله دوم توسط شرکت متقاضی

20- برگزاری جلسه ممیزی مرحله دوم توسط نهاد صدور گواهینامه

21- اخذ کلیه نظرات ممیز(ان) شرکت صدور گواهینامه و برنامه ریزی برای رفع و یا بهبود آنها توسط سازمان

22- اقدام برای رفع عدم تطابق و یا فرصت های بهبود ارائه شده و اطمینان از اثربخشی آن توسط مشاور

23- تهیه و ارسال شواهد رفع عدم انطباق به شرکت صدور گواهینامه توسط شرکت متقاضی و با همکاری مشاور

24- اخذ توصیه نامه و لوگوی مربوطه از شرکت صدور گواهینامه

25- اخذ گواهینامه اصلی شرکت

7. مراجع صادر کننده گواهینامه های ایزو چه سازمانهایی هستند؟

سازمان بين المللي استاندارد (ISO) يک مجمع بين المللي از سازمانهاي استاندارد کشورهاي عضو بوده که مرکزيت اين شبکه در شهر ژنو – سوئيس- فعاليت مي نمايد. اين سازمان داراي کميته هاي فني متعددي است که از طريق اجلاس تاييد صلاحيت بين المللي (IAF) مديريت مي شوند. به عنوان مثال کميته فني (TC/176) در خصوص کيفيت، کميته فني (TC/207) در خصوص زيست محيطي و کميته فني (TC/34) در خصوص صنايع غذايي تحقيق و پژوهش کرده و اقدام به تدوين استانداردهاي مرتبط مي نمايند. اين مرجع بين المللي نيز از طريق سازمانهاي صدور گواهينامه (CB) نظارت بر عملکرد سازمانها و نهادهاي متقاضي اخذ گواهينامه انطباق با الزامات استاندارد و در نهايت صدور گواهينامه استاندارد مي نمايد. ضمناً IAF از طريق سازمانهاي تاييد صلاحيت (AB) بر عملکرد سازمانهاي CB نظارت مي نمايد.

وجود اطمینان خاطر در موضوعات مختلف و به هنگام بهره گیری از محصولات و خدمات یکی از خواسته ها و انتظارات ذاتی انسان است. در طی دوره های مختلف پدید آوری و تکامل محصولات و خدمات متفاوت، سازمانهایی با رسالت بوجود آوردن اطمینان در زمینه های گوناگون تاسیس گردیده و به فعالیت پرداخته اند. با رشد صنعت و پیشرفت های گسترده در صنوف متفاوت، صدور گواهینامه و یا تاییدیه های تخصصی باعث ایجاد اطمینان برای مشتریان ذینفعان و محصولات و خدمات متفاوت گردیده است.

صدور گواهینامه ارزیابی انطباق برای محصولات صنعتی به نیمه قرن 19 میلادی باز می گردد که به تدریج در سطح تجارت بین المللی جایگاه خود را تثبیت نموده است. پس از صدور گواهینامه های انطباق برای محصولات، رفته رفته مبحث صدور گواهینامه برای فرایند و سیستم نیز مورد توجه قرار گرفت.

با پدید آمدن الزامات متفاوت صنفی، تجاری و بین المللی، استانداردهای گوناگون برای عملکرد ها و معیارهای فرآیند ها و همچنین ساماندهی سیستم های مدیریتی با رویکردهای متفاوت تدوین شدند. این امر باعث گسترش فرهنگ ارزیابی/ممیزی فرآیندها و سیستم ها و صدور گواهینامه برای آنها گردید.

سازمان های صادر کننده گواهینامه، سازمان های مستقل حقوقی هستند که در نقاط مختلف در دنیا تاسیس گردیده اند و بر حسب گسترش های اقتصادی/تجاری مناطق عملیاتی متفاوتی را تعریف نموده و با وجود آوردن شعبات و سازمان هی وابسته، به صورت بین المللی فعالیت می نمایند. این مجموعه ها تحت عنوان Certification Body یا (CB) فعالیت می نمایند. لازم به توضیح است با توجه به ماهیت برخی از استانداردها نظیر ISO 15189, ISO 17020, ISO 17021, ISO/IEC 17025 و …، مراجع تایید صلاحیت (AB) یا Accreditation Bodies اقدام به ارائه گواهی تایید صلاحیت می نماید.

برخی از نهادهای اعتباربخشی عبارتند از NACI (ایران)، IAS (آمریکا)، ESYD (یونان)، UKAS (انگلستان)، TURKAK (ترکیه)، DAC (امارات) و غیره. لیست کامل در سایت iaf.nu قابل بررسی است.

8. ملاک انتخاب مراجع صدور گواهینامه، چه ایتم هایی می تواند باشد؟

به علت نیاز به حفظ اعتبار گواهینامه، ارتباط تجاری شما با مرجع صدور گواهینامه سالیان سال به طول خواهد انجامید. بهبود مستمر برای داشتن سیستم مدیریتی کارا، کلیدی است. شرکت صدور گواهینامه با ارزیابی نقاط قوت و فرصتهای بهبود، شما را در دستیابی به حداکثر ارزش افزوده ناشی از ممیزی سیستمهای مدیریت رهنمون می سازد. برای مدیریت ارشد این به مفهوم آگاهی بیشتر از توانایی سازمان در رسیدن به اهداف استراتژیک خواهد بود. در این عصر موشکافی یکپارچه، انتخاب یک مرجع صدور گواهینامه با شهرتی ورای عیب جویی بی مورد و بدون ارزش افزوده امری ضروری است.

پارامترهای زیر در انتخاب یک شرکت صدور گواهینامه برای ارزیابی و ممیزی سازمان متقاضی می تواند مد نظر قرار گیرد:

1) مرجع تایید صلاحیت شرکت صدور گواهینامه در استاندارد مد نظر با عضویت رسمی IAF

2) کشوری که شرکت صدور گواهینامه در آن تاسیس شده است خصوصاً در مورد شرکت هایی که تبادلات مالی و اقتصادی برون مرزی دارند

3) تعداد مراجع تایید صلاحیت در استانداردهای مختلف

4) تعداد EA/NACE CODE های تاییدی شرکت صدور گواهینامه

5) تایید بودن شرکت صدور گواهینامه در EA/NACE CODE مرتبط با فعالیت آن سازمان تحت مرجع اعتبار دهی مناسب

6) هزینه قابل قبول برای ممیزی مراحل 1 و 2 و ممیزی های مراقبتی یا ممیزی های پیگیری

7) تعداد دفعات ممیزی های مراقبتی تخصیصی به سازمان

8) ارائه خدمات اضافی نظیر چاپ گواهینامه های فارسی و درج لوگوی مشتری در گواهینامه های صادره

9) ارائه تسهیلات مناسب و ترجیحاً رایگان برای تعدادی از پرسنل سازمان نظیر شرکت در دوره های آموزشی، دعوت به حضور در سمینار و … .

10) درج نام شرکت متقاضی صدور گواهینامه در وب سایت اصلی شرکت صدور گواهینامه

11) ارسال اورجینال گواهینامه از دفتر مرکزی شرکت صدور گواهینامه

12) استفاده از آدیتورهای ذیصلاح با تجربه کافی در صنعت مورد ممیزی و ترجیحاً استفاده از ممیزین بین المللی با ثبت IRCA و یا IEMA

13) خوش نام بودن مرکز صدور گواهینامه در ایران و جهان

14) دارا بودن مشتریان زیاد، خوش نام و همچنین مشتریانی با دامنه کاری سازمان متقاضی گواهینامه

15) دارا بودن تالیفات و مقالات در مراجع مختلف

16) دارا بودن امکانات ارتباطی مناسب نظیر وب سایت خوب، سیستم اطلاع رسانی مناسب و …

17) فعال بودن در عرصه تبلیغات در رسانه های مختلف

18) فعال بودن در عرصه تالیف و یا ترجمه کتب استاندارد و تدوین استانداردهای ملی

19) فعال بودن در برگزاری دوره های آموزشی و میزان تحقق برنامه آموزشی آنها

20) فعال بودن در عرصه برگزاری سمینار

21) دارا بودن لوگوی شکیل و زیبا و همچنین گواهینام های زیبا

22) در صورت موضوعیت، دارا بودن تایید مشتری (بعنوان مثال لیست CB های مورد تایید اداره کل تجهیزات پزشکی یا لیست CB های مورد تایید شرکت سازه گستر سایپا و …)

23) تایید شدن CB از سوی مرجع اعتباردهی بر اساس ISO 17021

24) توجه CB به نظم در برنامه ریزی و سایر فعالیت های وابسته

25) دارا بودن مزایای Unique نسبت به سایر CB ها

26) مشارکت با سایر مراکز آموزشی مورد تایید IRCA

27) دارا بودن مجوز از سازمانهای داخلی نظیر مرکز ملی تایید صلاحیت ایران، سازمان معاونت راهبردی ریاست جمهوری و یا استانداریها

لازم به توضیح است موارد مذکور امکان شناسایی بهترین CB را مهیا می سازد ولی این بدان مفهوم نیست که اگر یک نهاد صدور گواهینامه، یک یا تعدادی از موارد فوق الذکر را نداشته باشد، معتبر نیست (البته به استثنای گواهینامه تایید صلاحیت معتبر در اسکوپ سازمان که ضرورتاً الزامی است). برای انتخاب نهاد صدور گواهینامه خود، گواهی معتبر تایید صلاحیت وی را بخواهید و بر اساس استاندارد مورد نظر خود و حوزه کاری سازمان خود، صلاحیت سازمان را بررسی نمایید. گواهینامه های معتبر، گواهینامه هایی هستند که تحت اعتبار صادر شده و امکان ریابی به سایت صادر کننده یا سایت iafcertsearch.org را داشته باشند.

9. در ممیزی چه کارهایی انجام می شود و نتایج هر مرحله به چه می انجامد؟

مراحل انجام ممیزی در حالت کلی از چهار بخش زیر تشکیل می گردد:

1) جلسه افتتاحیه

2) انجام ممیزی

3) جمع بندی گزارش ممیزی

4) جلسه اختتامیه

عموماً مراحل 1، 2 و 4 کمتر از یک ساعت و نیم زمان برده و عمده بخش ممیزی، انجام فرآیند ممیزی است.

در جلسه افتتاحیه، ضمن معرفی نفرات حاضر که شامل سرممیز و اعضاء تیم ممیزی است و همچنین مدیریت ارشد سازمان ممیزی شونده، نماینده مدیریت (در صورت وجود) و دیگر اعضاء اصلی سازمان می باشد، به تشریح برنامه ممیزی و نکاتی در خصوص مراحل حین ممیزی، بعد از ممیزی و بخشی از تعهدات طرفین می باشد پرداخته می شود.

پس از این مرحله ممیزی اصلی آغاز می گردد. در این بخش ممیز، بر اساس مدارک و سوابق موجود در سازمان و از طریق بررسی شواهد عینی و مصاحبه با افراد، وضعیت انطباق سیستم را با استاندارد مرجع ممیزی تطابق داده و یافته های خود را در خصوص تطابق، عدم تطابق و یا فرصت هایی برای بهبود جمع آوری می نماید. برای اجرای هر چه بهتر این مرحله و بدست آوردن یافته های مفید برای سازمان متقاضی گواهینامه، ممیز از تکنیک های خاص و روش های متداول ممیزی اقدام به بررسی وضعیت سازمان می نماید. بعنوان مثال روش های رو به جلو و رو به عقب و همچنین روش های افقی و عمودی را می توان از جمله این تکنیک ها نام برد.

بعد از بررسی کلیه فرآیندهای سازمان (در ممیزی اصلی) و یا فرآیندهای منتخب ممیزی (در ممیزی های مراقبتی، ممیزی های اضطراری و یا ممیزی های انتقالی) نوبت به نشست ممیزین و جمع بندی گزارشات جمع آوری شده از هر فرآیند می شود. ما حصل این مرحله، گزارش قابل ارائه در جلسه اختتامیه و تصمیمات سرممیز می باشد.

در جلسه اختتامیه، ممیز ضمن تاکید مجدد بر قوانین حاکم بر ممیزی، اقدام به تشریح گزارش کامل ممیزی برای حاضرین با حضور شخص نماینده مدیریت و مدیریت ارشد سازمان می نماید.

در صورتی که عدم انطباق در سازمان مشاهده نشود و یا صرفاً فرصت های بهبود اعلام شود، سازمان برای صدور گواهینامه توصیه می گردد. در صورت وجود عدم انطباق جزئی، فرصتی محدودی به سازمان داده می شود تا به روشی که ممیز اعلام می نماید شواهدی دال بر رفع عدم انطبابق ارائه دهد (عموماً بصورت off site انجام می شود). این روش ها می تواند، سوابق رفع مشکل، عکس، فیلم و … باشد. همچنین در صورتی که عدم انطباق عمده مشاهده شود، لازم است طی فرصتی که با ممیز توافق می شود نسبت به رفع عدم انطباق اقدام شده و در یک فرصت مجدد یکی از اعضاء تیم ممیز برای بررسی رفع عدم انطباق مجدداً به سازمان می آید (on site).

البته پیش از اجرای این مراحل 4 گانه و بعد از آن، نیز مراحل دیگری نیز وجود دارد که در محل شرکت صدور گواهینامه انجام می شود. بعنوان مثال انجام ممیزی مستندات، تهیه برنامه و یا بررسی رفع عدم انطباق ها و تهیه و ارسال گزارش ممیزی نهایی.

10. مدت زمان ممیزی برای صدور گواهینامه به چه عواملی بستگی دارد؟

بر اساس گایدهای IAF و اسناد الزامی آن نظیر IAF MD 1، IAF MD 5، IAF MD 22، نفر-روز ممیزی بسته به تعداد پرسنل سازمان، تعداد سایت، سطح ریسک سازمان معین می شود. به عنوان مثال بر اساس این جدول از 1 تا 5 نفر پرسنل نیاز به 1.5 نفر-روز ممیزی، از 6 تا 10 نفر پرسنل نیاز به 2 نفر-روز آدیت، از 11 تا 15 نفر پرسنل نیاز به 2.5 نفر روز-ممیزی، از 16 تا 25 نفر پرسنل نیاز به 3 نفر-روز آدیت و … برای ممیزی اصلی شامل مرحله 1 و 2 سیستم مدیریت کیفیت می باشد. لازم بذکر است عواملی نظیر استثنائات در بندهای استاندارد، سادگی فرآیندها، ادغام چند استاندارد، ترانسفر گواهینامه، نداشتن الزامات مشتری یا الزامات قانونی دیگر و … می تواند تا ماکزیمم 20% زمان مورد نیاز ممیزی را کاهش دهد.

ضمناً هر روز ممیزی در این استانداردها 8 ساعت با در نظر گرفتن زمان استراحت در نظر گرفته شده است.

از سال 2018 اجلاس تایید صلاحیت بین المللی بر اساس IAF MD 23 ضوابطی را از شرکت های اصلی صدور گواهینامه می خواهد که انجام کامل و صحه گذاری سوابق ممیزی را الزام نموده است. یکی از این موضوعات رعایت درست نفر-روز ممیزی است.

11. هزینه ممیزی برای صدور گواهینامه به چه عواملی بستگی دارد؟

عوامل موثر بر تعیین هزینه ممیزی موارد زیر را شامل می شود:

1) نرخ دفتر مرکزی صدور گواهینامه (هزینه شارژ دفتر مرکزی)

2) نرخ دفتر نمایندگی/شعبه در کشور و در نتیجه استراتژی آنها

3) نفر-روز مورد نیاز برای ممیزی سازمان (به عبارتی تعداد پرسنل سازمان و تعداد پروژه ها یا شعب سازمان در صورت موضوعیت)

4) داشتن ممیز داخلی در اسکوپ مورد ممیزی بجای استفاده از ممیزین خارجی (غیر ایرانی)

5) برند مرکز صدور گواهینامه و خوش نامی آن در ایران و جهان

6) مزایایی که مرکز صدور گواهینامه دارد مانند اعتباردهی از مراجع ذیصلاح داخلی، تایید مشتریان و …

7) اپشن هایی که ممکن است شرکت متقاضی در زمان صدور گواهینامه بخواهد نظیر گواهینامه در ابعاد مختلف، به زبان های مختلف، با درج لوگوی سازمان متقاضی و …

ضمناً هزینه های ناشی از عدم احراز شرایط مطلوب در ممیزی اصلی یا ممیزی مراقبتی که منجر به ممیزی پیگیری شود (Follow up)، می تواند در هزینه های سازمان اثر بگذارد. در کنار این هزینه، هزینه ایاب و ذهاب ممیز(ین) و اقامت آنها نیز می تواند در میزان کل هزینه ممیزی اثر گذار باشد.

12. گواهینامه های صادر شده از سوی مراجع صادر کننده، چه مدت اعتبار را دارا می باشد؟

کلیه گواهینامه های صادره از سوی شرکت های صدور گواهینامه عموماً دارای 3 سال اعتبار می باشد مشروط بر اینکه سازمان بتواند در ممیزی های مراقبتی ادواری که عموماً 2 بار در طی 3 سال می باشد فرآیند مطلوبی را طی نمایند. یعنی بتوانند در زمان مورد نظر یعنی پیش از گذشت یکسال از زمان صدور (بار اول)، پیش از گذشت زمان دو سال از زمان صدور (بار دوم) ممیزی را بطور موفق بگذرانند. ممیزی موفق یعنی عدم ثبت عدم انطباق و یا در صورت وجود عدم انطباق، رفع آن در زمان توافق شده با ممیز. لازم به توضيح است پس از انجام موفق ممیزی، در محلی مشخص از گواهینامه مهر تمدید اعتبار زده می شود.

 

13. پس از اخذ گواهینامه و به منظور حفظ سیستم به چه نکاتی باید بیشتر توجه کرد تا در ممیزی های مراقبتی، سازمان دچار مشکل نشود؟

یکی از بزرگترین دغدغه های سازمانهایی که گواهینامه سیستم مدیریتی اخذ نموده اند نگرانی از استمرار سیستم و تمدید گواهینامه در دوره های ممیزی مراقبتی می باشد. برای این منظور در استانداردهای مدیریتی تمهیداتی در نظر گرفته شده است که در ذیل به آنها اشاره می نماییم:

1) ممیزی داخلی سیستم مدیریتی سازمان

2) بازنگری مدیریت سیستم مدیریتی سازمان

3) پایش و اندازه گیری فرآیندها

4)  استراتژی ها، خط مشی سیستم مدیریتی سازمان

5) اهداف سیستم مدیریتی سازمان

6) آموزش و آگاهی

7) تجزیه و تحلیل و ارزیابی اطلاعات

8) اقدام اصلاحی و پرداختن به ریسک ها و فرصت ها

توجه عمیق به الزامات بالا با اهداف در نظر گرفته شده در استاندارد، می تواند همانند اهرم فشار سیستم مدیریتی، سازمان را حرکت داده و مسیر فعالیتهای شرکت را در مسیر معرفی شده از سیستم مدیریتی قرار دهد. بعبارتی سازمان در مسیر سیستم قرار می گیرد نه سیستم اسیر دست کارکنان و عقاید مدیران و مسئولین سازمان.

14. چه اتفاقاتی در ممیزی های مراقبتی ممکن است برای سازمان روی دهد؟

نتایج ممیزی مراقبتی می تواند شامل موارد زیر شود:

1) ممیزی مراقبتی انجام شود و نتیجه آن

الف) قابل قبول بوده که نتیجه آن منجر به تمدید گواهینامه می شود. بعبارتی هیچ نوع عدم انطباق محرزی در سیستم توسط ممیز(ان) شناسایی و ثبت نشده است.

ب) قابل قبول ولی مشروط بر رفع عدم انطباق های مشاهده شده بوده که نتیجه آن پس از ارسال شواهد قابل قبول برای ممیز و یا ممیزی مجدد محل و رفع عدم انطباق از نظر ممیز، منجر به تمدید گواهینامه می شود. ضمناً در صورتی که عدم انطباق به هر دلیلی بسته نشود ظرف مدت کوتاهی، گواهینامه معلق (Suspend) و در صورت عدم پیگیری بعدی گواهینامه باطل (Cancel) می شود.

2) ممیزی مراقبتی انجام نشود. در این صورت گواهینامه معلق و بعد از مدت کوتاهی باطل می شود. در این صورت سازمان، دیگر مجاز به استفاده از لوگو و گواهینامه مربوطه نبوده و استفاده از آن مجاز نمی باشد.

15. چه نوع گواهینامه هایی توسط شرکت بهبود صنعت با اعتبار بین المللی امکان صدور دارد؟

گواهینامه های زیر به صورت اکرودیته امکان صدور دارد:

ISO 9001:2015 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS و ESYD و UKAS)

ISO 14001:2015 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS و ESYD)

ISO 45001:2018 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS و ESYD)

OHSAS 18001:2007 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS و ESYD)

ISO 27001:2013 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS و ESYD)

ISO 22000:2018 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS و ESYD)

ISO 50001:2018 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS و ESYD)

ISO 21001:2018 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS)

ISO 29993:2017 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS)

ISO 10001:2018 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS)

ISO 10002:2018 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS)

ISO 22301 (با اعتبار از مرجع بین المللی اعتباربخشی IAS)

وضعیت اعتباربخشی این شرکت در سطح بسیار عالی بوده و عمده استانداردهای مورد استفاده سازمان ها بصورت تحت اعتبار ارائه می شود. این موضوع برای 5 استاندارد آخر بصورت بسیار ویژه می باشد و کمتر نهاد صدور گواهینامه ای در حال حاضر این سطح از اعتباربخشی را دارا می باشد.

سایر گواهینامه به صورت غیر اکرودیته ارائه می شود.