فرآیند ممیزی و کلیه اطلاعات مربوطه بعنوان بخشی از روش اجرایی مورد استفاده در ذیل ارائه شده است.
قبل از گواهی کردن موارد زیر مد نظر قرار می گیرد:
درخواست صدور گواهینامه؛
بازنگری درخواست؛
برنامه ممیزی؛
تعیین مدت‌زمان ممیزی؛
نمونه‌گیری از چند محل فعالیت؛
چند استاندارد مربوط به سیستم مدیریتی.
پس از تکمیل پرسشنامه ارائه خدمات به شماره FR-CB-06 توسط سازمان درخواستکننده، فرم تعیین مدت‌زمان ممیزی به شماره FR-CB-08 توسط کارشناس برنامهریزی تکمیل شده و سپس بازنگری و تایید درخواست توسط مدیر صدور گواهینامه انجام میگیرد.
بازنگری درخواست شامل کفایت اطلاعات کامل در مورد سازمان، سایت‌ها، نفرات سازمان، عوامل کاهنده و افزاینده نفر روز ممیزی، داشتن صلاحیت و توانایی شرکت برای فعالیت گواهیکردن طبق اسکوپ ممیزی بر اساس IAF کد مربوطه و تعیین نفر روز ممیزی طبق دستورالعمل تعیین مدت زمان ممیزی به شماره WI-CB-01 توسط مدیر صدور گواهینامه انجام میشود.
در صورتیکه بر اساس این بازنگری، درخواست پذیرفته نشود، دلایل باید مکتوب شده و به اطلاع سازمان درخواست کننده برسد.
پس از تائید، قرارداد ممیزی تنظیم و به تائید ممیزی شونده و شرکت میرسد و اطلاعات آن، جهت اختصاص کد مشتری، کنترل و اقدامات مقتضی در زمان لازم در فهرست مشتریان به شماره FR-CB-05 درج میشود. تکمیل و بروز رسانی فهرست مشتریان به عهده مسئول CRM است.
دوره کامل گواهیکردن شامل ممیزی مرحله اول، مرحله دوم و دو ممیزی مراقبتی و يك مميزي برای گواهيکردن مجدد در سال سوم، قبل از انقضاي تاریخ اعتبار گواهينامه میباشد. برنامهریزی سه‌ساله و همچنین برنامه ممیزی ثبت و صدور بعدی، بعد از ممیزی مرحله اول (Stage1) مشخص و در قالب گزارش ممیزی اول به شماره F-CB-11 صادر میشود. قبل از انقضای گواهینامه سه‌ساله، در صورت تمدید قرارداد، فرایند گواهیکردن مجدد آغاز میگردد.
در صورت هر گونه تغییرات در مورد الزامات گواهیکردن (مانند تغییرات استاندارد)لازم است موارد به موقع به اطلاع سازمان ممیزی شونده رسانده شود و همچنین برآورده سازی الزامات جدید توسط سازمان ممیزی شونده تصدیق گردد.
تاریخ ممیزی توسط کارشناس برنامهریزی ممیزی با مشتری توافق شده و سپس با ممیزان هماهنگ میگردد. مسئولیت تعیین سرممیز (و در صورت نیاز سایر اعضای تیم ممیزی) بعهده کارشناس برنامه ریزی ممیزی با هماهنگی مدیر صدور گواهینامه می باشد.
قبل انجام ممیزی، سرممیز یک طرح ممیزي مطابق فرم طرح ممیزی به شماره FR-CB-09 تهیه میکند تا مبنایی براي توافق در خصوص اجرا و زمانبندی فعالیتهای ممیزی فراهم گردد. سپس این طرح پس از توافق کامل با مشتری، حدود 2 هفته پیش از ممیزی در اختیار مشتری و اعضای تیم ممیزی توسط کارشناس برنامه ریزی ممیزی قرار می گیرد.
یادآوری- برای تهیه طرح ممیزی، روش V مورد استفاده قرار می گیرد. در این روش ابتدا فرآیندهای مرتبط با مدیر ارشد سازمان مورد بررسی قرار می گیرد، سپس فرآیندهای مرتبط با فعالیت های اصلی موضوع دامنه شمول ممیزی شده و در ادامه، فعالیت های پشتیبانی رصد می گردد. در نهایت به منظور تصدیق اثربخشی فعالیتها، نسبت به ممیزی فرآیندهای مدیریتی و ارزیابی اقدام میشود.
اهداف ممیزی شامل موارد زیر میباشد:
تعیین انطباق سیستم مدیریت سازمان درخواستکننده گواهی یا بخشهایی از آن با معیارهای ممیزی؛
تعیین توانایی سیستم مدیریت براي ایجاد اطمینان از اینکه سازمان درخواست کننده گواهی الزامات قانونی، مقرراتی و قراردادی مربوط را برآورده میکند؛
تعیین اثربخشی سیستم مدیریت برای حصول اطمینان از اینکه سازمان درخواست کننده گواهی گواهی می‌تواند به نحوي منطقی انتظار داشته باشد به اهداف مشخص شده دست مییابد؛
در صورت موضوعیت داشتن، مشخص کردن حوزه‌های بهبود بالقوة سیستم مدیریت؛
صدور گواهینامه یا تمدید گواهینامه سیستم مدیریتی مورد نظر مشتری.
دامنه شمول ممیزی باید گستره و حدود ممیزی را تشریح کند، مانند محلها، واحدهای سازمانی، فعالیتها، محصولات و فرایندهایی که قرار است مورد ممیزی قرار گیرد. دامنه شمول ممیزی در اولین ممیزی سازمان (مرحله اول)، مورد بررسی قرار میگیرد تا نسبت به تثبیت اعضای تیم ممیزی و سایر نیازهای ممیزی در مراحل بعد، اقدام لازم صورت پذیرد.
معیارهای ممیزی شامل موارد زیر میباشد:
الزامات مندرج در مدارك حاوی الزامات که برای سیستم مدیریت تعیین شده است؛
فرایندهاي تعیین شده و مستندات سیستم مدیریت ایجاد شده توسط سازمان درخواستکننده گواهی؛
الزامات قانونی و مقرراتی مرتبط با فعالیت های سازمان درخواست کننده گواهی؛
الزامات مشتریان سازمان درخواست کننده گواهی.
کارشناس برنامهریزی به کمک روش اجرایی انتخاب، ارزیابی و ارتقاء ممیزان به شماره PR-CB-05 بررسی رزومه و صلاحیت هر ممیز در IAF کدهای مربوطه، همچنین با در نظر گرفتن موارد زیر، تیم ممیزی را انتخاب و به تأیید مدیر صدور گواهی می‌رساند:
معیارها، دامنه شمول و اهداف ممیزی و مدت‌زمان برآورد شده براي انجام ممیزی؛
اینکه ممیزی از کدام نوع است، یعنی ترکیبی، یکپارچه یا مشترك باشد؛
شایستگی کلی (تجمیعی) مورد نیاز تیم ممیزی براي دست یافتن به اهداف ممیزی (مراجعه به شرایط احراز مندرج در شرح شغل‌ها)؛
الزامات مربوط به گواهیکردن (شامل هرگونه الزامات قانونی، مقرراتی یا قراردادي ذیربط)؛
زبان و فرهنگ.
ﺗﯿﻢ ﻣﻤﯿﺰي ﻣﻠﺰم به رعایت موارد زیر میباشد:
الف- ﺑﺮرﺳﯽ و ﺗﺼﺪﯾﻖ ﺳﺎﺧﺘﺎر، ﺧﻂ ﻣﺸﯽﻫﺎ، ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎ، روشﻫﺎي اﺟﺮاﯾﯽ، ﺳﻮاﺑﻖ و ﻣﺪارك ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎ اﺳـﺘﺎﻧﺪارد ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ؛
ب- ﺗﻌﯿﯿﻦ اﯾﻨﮑﻪ ﻣﻮارد ﻓﻮق ﺗﻤﺎﻣﯽ اﻟﺰاﻣﺎت ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎ داﻣﻨﻪﺷﻤﻮل ﻣﻮردﻧﻈﺮ ﮔﻮاﻫﯽ را ﺑﺮآورده ﻣﯽﮐﻨﻨﺪ؛
ج- ﺗﻌﯿــﯿﻦ اﯾﻨﮑــﻪ ﻓﺮاﯾﻨــﺪﻫﺎ و روشﻫــﺎي اﺟﺮاﯾــﯽ ﺑــﺮاي ﻓــﺮاﻫﻢ آوردن ﻣﺒﻨــﺎﯾﯽ ﺑــﺮاي ﺣﺼــﻮل اﻃﻤﯿﻨــﺎن از ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺑﻪﻧﺤﻮ اﺛﺮﺑﺨﺶ اﯾﺠﺎد، اﺟﺮا و ﺑﺮﻗﺮار ﻧﮕﻪداﺷﺘﻪ ﻣﯽﺷﻮﻧﺪ؛
د- ﻣﻄﻠﻊﺳﺎﺧﺘﻦ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺟﻬﺖ اﻗﺪام در ﺧﺼﻮص ﻫﺮ ﮔﻮﻧﻪ ﻋﺪم ﻫﻤﺨﻮاﻧﯽ ﻣﺎﺑﯿﻦ ﺧﻂ ﻣﺸﯽ، اﻫﺪاف و آﻣﺎج.
ﻧﺎم و در ﺻﻮرت درﺧﻮاﺳﺖ، اﻃﻼﻋﺎت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﺳﻮاﺑﻖ ﻫﺮ ﯾﮏ از اﻋﻀﺎي ﺗﯿﻢ ﻣﻤﯿـﺰي ﺿﻤﻦ در ﻧﻈﺮ ﮔﺮﻓﺘﻦ ﻣﺪت زﻣﺎن ﮐﺎﻓﯽ، دردﺳﺘﺮس ﺳﺎزﻣﺎن ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﻗﺮار میگیرد، ﺗﺎ در ﺻﻮرت ﻣﺨﺎﻟﻔﺖ ﮐﺎرﻓﺮﻣـﺎ ﺑـﺎ اﻧﺘﺼﺎب ﻫﺮ ﻣﻤﯿﺰ ﯾﺎ ﮐﺎرﺷﻨﺎس ﻓﻨﯽ ﺧﺎص، شرکت بهبود صنعت مهرگان ﺑﺮاي ﭘﺎﺳﺨﮕﻮ ﺑﻮدن ﺑﻪ ﻫﺮﮔﻮﻧـﻪ ﻣﺨﺎﻟﻔـﺖ ﻣﻌﺘﺒـﺮ ﻣﺠﺪداً ﺗﯿﻢ را ﺗﺸﮑﯿﻞ دﻫﺪ.
ممیزان در حال آموزش با تشخیص مدیر صدور گواهی و سرممیز، در ممیزی شرکت میکنند. در اینگونه موارد یکی از ممیزان به عنوان ارزیابی کننده ایشان منصوب شود. ارزیابی‌کننده براي بر عهده گرفتن وظایف و مسئولیت نهایی در مورد فعالیتها و یافتههای ممیز در حال آموزش، باید واجد شرایط باشد. ضمناً ممیز در حال آموزش در طرح ممیزی به شماره FR-CB-09 مشخص شده و به اطلاع ممیزی شونده رسانده می شود.
معمولاً برای دوره سه ساله سرممیز هر تیم، ثابت بوده و مسئولیت هدایت تیم ممیزی و تهیه اسناد و مدارک لازم (از جمله تهیه برنامه ممیزی، گزارش ممیزی، تأیید اسکوپ، عدم انطباق‌ها و …) برای ارائه به کمیته تصمیمگیری برای ثبت و صدور گواهینامه را بر عهده دارد. سرممیز همچنین وظیفه تعیین مسئولیت اعضای تیم را بر اساس شایستگی ایشان به عهده دارد. بدیهی است پس از انتخاب تیم ممیزی در صورت وجود هرگونه تضاد منافع، اعضای منصوب شده تیم ممیزی باید خود اظهاری نموده و موارد لازم را به کارشناس برنامه ریزی ممیزی گزارش نمایند.
حضور ناظران با توجه به اینکه تأثیر نابجا بر یا مداخله‌ای در فرایند ممیزی یا نتایج آن در حین فعالیت ممیزی نداشته باشند. لذا اسامی ایشان و نقش آنها در تیم ممیزی از طریق برنامه ممیزی به شماره FR-CB-09 به اطلاع سازمان درخواستکننده گواهی رسانده شده و در صورت توافق آنها، ایشان می توانند در جریان ممیزی حضور داشته باشند. لذا نفر-روز حضور ناظران در جریان ممیزی، در مدت زمان انجام ممیزی تعیین شده لحاظ نمی شود.
نقش کارشناسان فنی در حین فعالیت ممیزی قبل از اجرای ممیزی بین شرکت بهبود صنعت مهرگان و سازمان درخواست کننده گواهی توافق میشود، اما کارشناس فنی نباید در تیم ممیزي به عنوان یک ممیز عمل کند و باید همواره همراه یک ممیز همراهی شود. لذا نفر-روز حضور کارشناس فنی در جریان ممیزی، در مدت زمان انجام ممیزی تعیین شده لحاظ نمی شود.
هر ممیز با یک راهنما همراه می شود، مگر اینکه راهبر تیم ممیزي (سرممیز) و سازمان درخواستکننده گواهی به نحو دیگري توافق کرده باشند. راهنما(ها) به منظور تسهیل ممیزی برای تیم ممیزي تعیین می‌شوند و تأثیري بر یا مداخله‌ای در فرایند یا نتایج ممیزي ندارند.
مسئولیت راهنماها:
برقرارکردن تماس‌ها و تنظیم وقت مصاحبهها؛
ترتیب دادن بازدیدها برای بخش‌های خاصِ محل فعالیت یا سازمان؛
حصول اطمینان از اینکه مقررات مرتبط با ایمنی محل فعالیت و روشهای اجرایی امنیتی برای اعضای تیم ممیزی معلوم میباشد و توسط آنها رعایت میگردد؛
مشاهده ممیزی از طرف سازمان درخواست کننده گواهی؛
ارائه توضیح یا اطلاعات به ممیز در صورت درخواست وي.
در شرکت بهبود صنعت مهرگان ممیزی برای گواهیکردن اولیه سیستم مدیریت در دو مرحله انجام میگیرد؛ مرحله اول و مرحله دوم.
ممیزی مرحله اول بطور کامل در محل سازمان درخواست کننده گواهی انجام می شود. در شرایط خاص، با نظر مثبت مدیر صدور گواهی، بخشی از ممیزی مرحله اول می‌تواند در خارج از محل سازمان درخواستکننده گواهی باشد، به صورت دورادور (مجازی) با اهداف زیر انجام میشود:
بازنگري اطلاعات مدون سیستم مدیریت سازمان درخواستکننده گواهی؛
ارزیابی شرایط ویژه محل فعالیت سازمان درخواستکننده و گفتگو با کارکنان آن در خصوص تشخیص آمادگی برای ممیزی مرحله دوم؛
بازنگري وضعیت سازمان درخواستکننده و درك وی در مورد الزامات استاندارد به ویژه در رابطه با شناسایی جنبه‌های کلیدی یا مهم عملکرد، فرایندها، اهداف و اجرای سیستم مدیریت؛
به دست آوردن اطلاعات محل (های) سازمان درخواستکننده گواهی/ فرایندها و تجهیزات مورداستفاده، میزان کنترلهای برقرار شده (به‌ویژه در خصوص سازمان درخواستکننده گواهی‌های چند محلی)، الزامات قانونی و مقرراتی ذیربط با توجه به دامنه سیستم مدیریت؛
بازنگري تخصیص منابع برای ممیزی مرحله دوم و توافق با سازمان درخواستکننده گواهی در مورد جزئیات ممیزی مرحله دوم؛
در کانون توجه قرار دادن طرحریزی ممیزی مرحله دوم از طریق دستیابی به درك کافی از سیستم مدیریت سازمان درخواستکننده و فعالیتها در محل فعالیت در زمینه استاندارد سیستم مدیریت و سایر مدارك حاوی الزامات؛
ارزیابی در مورد اینکه آیا ممیزیهای داخلی و بازنگری‌های مدیریت، طرحریزی و انجام می‌شوند و این موضوع میزان اجرای سیستم مدیریت را تأیید میکند که سازمان درخواستکننده گواهی برای ممیزی مرحله دوم آماده است؛
نتیجه‌گیری‌های مرتبط با برآوردهشدن اهداف ممیزی مرحله اول و آمادگی برای مرحله دوم شامل شناسایی زمینه‌هایی که ممکن است حین ممیزی مرحله دوم به‌عنوان عدم انطباق طبقه‌بندی شوند به‌صورت مدون به سازمان درخواست کننده گواهی اطلاع داده میشود و با توجه به گزارش ارائه شده و شرایط سازمان درخواستکننده گواهی، زمان ممیزی مرحله دوم تعیین میشود.
در ﺗﻌﯿﯿﻦ ﻓﺎﺻﻠﻪ زﻣﺎﻧﯽ ﺑﯿﻦ ﻣﻤﯿﺰي ﻣﺮﺣﻠﻪ اول و دوم، ﺑـﺮاي ﺣﻞوﻓﺼـﻞ زﻣﯿﻨـﻪﻫـﺎي دﻏﺪﻏـﻪ ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﺷﺪه در ﺣﯿﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ اول ﻣﻤﯿﺰي ﺑﻪ ﻧﯿﺎزﻫﺎي ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺗﻮﺟﻪ میﺷﻮد. ﻣﻤﮑﻦ اﺳﺖ شرکت ﻧﯿﺎز داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ در ﺗﺮﺗﯿﺒﺎت ﺧﻮد ﺑﺮاي ﻣﺮﺣﻠﻪ دوم ﺗﺠﺪﯾﺪﻧﻈﺮ ﮐﻨﺪ. اﮔﺮ ﻫﺮﮔﻮﻧﻪ ﺗﻐﯿﯿﺮات ﻣﻬﻢ ﮐـﻪ ﺑـﺮ ﺳﯿﺴـﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺗﺄﺛﯿﺮﮔﺬار اﺳﺖ، رخ دﻫﺪ شرکت ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺗﮑﺮار ﺑﺨﺸﯽ ﯾﺎ ﺗﻤﺎﻣﯽ ﻣﺮﺣﻠـﻪ اول را در ﻧﻈـﺮ میﮔﯿﺮد. ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ در اﯾﻦ ﺧﺼﻮص ﻣﻄﻠﻊ میﺷﻮد ﮐﻪ ﻧﺘﺎﯾﺞ ﻣﺮﺣﻠﻪ اول ﻣﻤﮑﻦ اﺳﺖ ﻣﻨﺠﺮ ﺑﻪ ﺗﻌﻮﯾﻖ ﻣﺮﺣﻠﻪ دوم ﯾﺎ ﻋﺪم اﻧﺠﺎم اﯾﻦ ﻣﺮﺣﻠﻪ ﮔﺮدد.
یادآوری- چنانچه ممیز یا تیم ممیزی در جریان ممیزی مرحله اول با مواردی نظیر تفاوت جزیی یا عمده در اسکوپ ممیزی یا تعداد نفرات و نظایر آن مواجه شد که در برنامه ممیزی شامل تعداد ممیزان، صلاحیت ممیزان یا زمانبندی ممیزی (دوری محل ها یا نفر- روز لازم) تاثیر گذار بود، موارد توسط سرممیز، به کارشناس برنامه ریزی ممیزی منتقل می شود تا در برنامه ممیزی مرحله دوم لحاظ گردد.
ممیزی مرحله دوم با هدف ارزیابی اجراي سیستم مدیریت سازمان درخواستکننده گواهی از جمله اثربخشی آن به صورت حضوری در محل سازمان درخواستکننده و حداقل شامل موارد زیر است:
بررسی اطلاعات و شواهدي درباره انطباق با تمامی الزامات استاندارد سیستم مدیریت ذیربط یا سایر مدارك حاوي الزامات؛
انجام پایش، اندازه‌گیری، گزارش دهی و بازنگري بر اساس اهداف کلیدي عملکرد و اهداف کوتاه مدت (همخوان با انتظارات استاندارد سیستم مدیریت ذیربط یا سایر مدارك حاوي الزامات)؛
توانایی سیستم مدیریت سازمان درخواستکننده و عملکرد آن با توجه به برآورده کردن الزامات قانونی، مقرراتی و قراردادي ذیربط؛
کنترل فرایندهاي عملیاتی در خصوص فرایندهاي سازمان درخواست کننده؛
ممیزي داخلی و بازنگري مدیریت؛
مسئولیت مدیریت در مورد خط‌مشی‌های کارفرما؛
تیم ممیزي تمام اطلاعات و شواهد ممیزي گردآوری‌شده در حین ممیزیهای مرحله اول و دوم را به منظور بازنگري یافتههای ممیزي و توافق بر روي نتیجه‌گیری‌های ممیزي تحلیل میکند.
یادآوری- برای ممیزی مرحله اول لزوماً طرح ممیزی لازم نیست ولی برای ممیزی مرحله دوم، طرح ممیزی تنظیم و در اختیار سازمان درخواست کننده گواهی قرار میگیرد.
فرایند اجرای ممیزی در شرکت بهبود صنعت مهرگان بر اساس الزامات استاندارد INSO-ISO-IEC 17021-1:2015 با برگزاری جلسه افتتاحیه توسط راهبر تیم ممیزی (سرممیز) و با حضور مدیریت سازمان درخواست کننده گواهی و در صورت مقتضی، با آن‌هایی که مسئول بخشها یا فرایندهایی که می‌بایستی مورد ممیزی قرار گیرند، رسماً آغاز میشود.
این جلسه با در نظر گرفتن موارد زیر شامل شرح کوتاهی از چگونگی فعالیتهای ممیزی که انجام خواهد شد، میباشد:
معرفی شرکتکنندگان شامل شرح خلاصه‌ای از نقش آنها (اعم از ممیزان و ممیزی شوندگان)؛
اعلام دامنه شمول گواهی مورد ممیزی؛
اعلام خلاصه طرح ممیزي و توافق مجدد بر روی آن (شامل نوع و دامنه شمول ممیزی، اهداف و معیارهای ممیزی)، هرگونه تغییرات و سایر ترتیبات مرتبط با سازمان درخواست کننده گواهی مانند تاریخ و زمان جلسه اختتامیه، جلسات میانی مابین تیم ممیزی و مدیریت سازمان درخواست کننده گواهی؛
تأیید مجاری ارتباطی بین تیم ممیزی و سازمان درخواست کننده گواهی؛
تأیید اینکه منابع و امکانات مورد نیاز برای تیم ممیزی موجود است؛
تأیید موضوعات مربوط به محرمانگی (حصول اطمینان به ممیزی شونده در خصوص رعایت ضوابط محرمانگی)؛
تأیید روشهای اجرایی ایمنی کاری، موارد اضطراری و امنیتی ذیربط برای تیم ممیزی؛
تأیید در دسترس بودن، نقش‌ها و هویت هر یک از راهنماها و ناظران؛
روش گزارش دهی، شامل هرگونه درجه‌بندی یافتههای ممیزی (شامل نقاط قوت، فرصت های بهبود (ریسک ها)، عدم انطباق های احتمالی جزیی و عدم انطباق های احتمالی عمده)؛
اطلاعات در خصوص شرایطی که تحت آن ممیزی ممکن است پیش از موعد خاتمه یابد (نظیر مواجه با عدم انطباق های عمده مکرر، عدم رعایت الزامات قانونی در ممیزی، عدم وجود نقص های ایمنی جدی در سازمان، عدم حضور یا همکاری ممیزی شونده و …)؛
تأیید اینکه راهبر تیم ممیزی و اعضای تیم ممیزی به نمایندگی از طرف شرکت بهبود صنعت مهرگان(نهاد گواهی کننده) مسئول انجام ممیزی هستند و باید اجرای طرح ممیزی شامل فعالیتهای ممیزی و خط سیر ممیزی تحت کنترل آنها باشد؛
تأیید وضعیت یافتههای مربوط به بازنگری یا ممیزی قبلی، در صورت موضوعیت داشتن؛
طرق و روشهای اجرایی که می‌بایستی برای انجام ممیزی مبتنی بر نمونه‌گیری به کار رود؛
تأیید زبان مورد استفاده در حین ممیزی؛
تأیید اینکه، در حین ممیزی سازمان درخواست کننده گواهی از پیشبرد ممیزی و هرگونه دغدغه‌ای مطلع خواهد شد؛
فرصت دادن به سازمان درخواست کننده گواهی گواهی برای پرسیدن سؤالات احتمالی.
6-5-2 تبادل اطلاعات در حین ممیزی
در حین ممیزي تیم ممیزي به طور متناوب پیشبرد ممیزی را ارزیابی و اطلاعات را مبادله میکند و راهبر تیم ممیزی در صورت نیاز نسبت به واگذاری مجدد کارهای ممیزی ما بین اعضای تیم با اطلاع رسانی کلیه دغدغه‌ها به سازمان درخواست کننده گواهی اقدام مینماید. همچنین در صورت بروز مواردی و یا ریسک‌هایی که اهداف ممیزی را تحت تأثیر قرار می‌دهند امکان تغییر در طرح ممیزی یا دامنه شمول ممیزی و یا خاتمه ممیزی توسط راهبر تیم میباشد که این موارد به سازمان درخواستکننده گواهی رسماً اعلام خواهد شد. برای این منظور، استفاده از روش “V Type” در تدوین ممیزی، و انجام ممیزی به روش “افقی و عمودی” و “رو به جلو و رو به عقب” و همچنین “مدل CAPDo” در نظر گرفته می شود که ممیزان به شکل موثری بتوانند اقدام به ممیزی نمایند. نگرش فرآیند در انجام ممیزی نیز به منظور تبادل صحیح اطلاعات بین ممیزان در نظر گرفته می شود.
راهبر تیم ممیزی همراه با کارفرما باید هرگونه نیاز برای تغییر دامنه شمول ممیزی را که با پیشروی فعالیت های ممیزی در محل معلوم میشود، بازنگری کند و گزارش آن را به شرکت ارسال نماید.
6-5-3 به دست آوردن و تصدیق اطلاعات
6-5-3-1 روشهای به دست آوردن اطلاعات حین ممیزی مرتبط با اهداف ممیزی، دامنه شمول و معیارهای ممیزی که از طریق نمونه‌گیری مناسب به دست می‌آید و تصدیق میشود تا به عنوان شواهد عینی محسوب شوند، می‌تواند بسته به مورد ممیزی شامل موارد زیر باشد:
مصاحبهها؛
ناظر بودن بر فرایندها و فعالیت ها؛
بازنگری مستندات و سوابق.
6-5-3-2 روشهای زیر در به دست آوردن اطلاعات و یافتههای ممیزی مورد استفاده قرار میگیرد:
ممیزی افقی (Horizontal Audit): در این روش ممیزی، ممیز از ابتدای فرایند تا انتهای آن، بر اساس روش های اجرایی سازمان و نمونه های انتخاب شده، وضعیت اجرای فرآیند را رصد می نماید.
ممیزی عمودی (Vertical Audit): در این روش ممیزی، ارتباط بین فرایندها توسط تیم ممیزی مورد بررسی قرار می گیرد. بعنوان مثال، چنانچه دستگاه اندازه گیری در فرآیند تولید استفاده می شود، اطلاعات این دستگاه توسط ممیز ثبت شده، تا خود در زمان انجام ممیزی فرآیند کالیبراسیون، وضعیت دستگاه را مورد ممیزی قرار دهد. چنانچه ممیز دیگری مسئولیت انجام ممیزی فرآیند کالیبراسیون را طبق طرح ممیزی بر عهده داشته باشد، اطلاعات مطابق بند 6-5-2 در اختیار ایشان قرار می گیرد.
ممیزی رو به جلو (Forward Audit): مشابه ممیزی افقی از ابتدای فرآیند تا انتهای آن صورت می پذیرد. با این تفاوت که در ممیزی رو به جلو، ممکن است چندین فرآیند مورد ممیزی همزمان قرار گیرد. بعنوان مثال در زمان ممیزی فرآیند انبارش، ممیز ممکن است بخواهد اسناد تایید اقلام ورودی را بررسی کند. در این صورت ممیزی کنترل اقلام ورودی را برای مورد مربوطه انجام می دهد.
ممیزی رو به عقب (Backward Audit): این روش برای کنترل ممیزان قابلیت ردیابی مورد استفاده قرار می گیرد. روش بسیار موثری برای تعیین ارتباط بین فرآیندها و شناسایی ضعف های سازمان (در صورت وجود) می باشد. در این ممیزی از محصول، ممیزی آغاز شده و به تناسب هر موضوع، در فرآیندهای قبلی ممیزی اجرا می شود.
مدل CAPDo: بر خلاف تمام فرآیندهای اشاره شده در این روش اجرایی که بر اساس چرخه دمینگ از برنامه (Plan) آغاز و تا اقدام (Act)، پیگیری صورت می گیرد، ممیز می تواند انجام فعالیت ممیزی را بر اساس فعالیت های مربوط به بررسی شاخص های عملکردی آغاز و ادامه چرخه دمینگ را اجرا نماید. CAPDo خلاصه Check-Act-Plan-Do می باشد و آغاز فعالیت از مرحله کنترل اثربخشی اجرای فعالیت ها می باشد.
6-5-4 شناسایی و ثبت یافته های ممیزی
یافتههای ممیزی که خلاصه‌ای از موارد مشاهده شده، نقاط قوت، شواهد عینی ممیزی، مستندات و سوابق بررسی شده، فرصت های بهبود و شرح جزئیات عدم انطباق‌ها هستند، توسط ممیزان در جریان ممیزی مطابق بند 6-5-3 تعیین، طبقه‌بندی و ثبت میگردد تا تصمیمگیری آگاهانه در خصوص نتایج ممیزی انجام پذیرد.
این یافته‌ها می‌تواند شامل فرصت‌های بهبود نیز باشند. اما یافتههای از جنس عدم انطباق بر اساس الزامات خاصی از معیارهای ممیزی با بیانی واضح و با درج شواهد عینی که عدم انطباق مبتنی بر آن است، پس اطلاع‌رسانی به سازمان درخواست کننده گواهی به جهت صحه‌گذاری مکتوب می‌شوند و در فرم عدم انطباق ممیزی/توصیه های بهبود به شماره FR-CB-13 و گزارش ممیزی به شماره های FR-CB-11 (برای گزارش ممیزی مرحله اول) و FR-CB-12 (برای گزارش ممیزی مرحله دوم/ممیزی مراقبتی/صدور مجدد/عاجل) ثبت می گردد.
راهبر تیم ممیزی (سرممیز) در مورد حلوفصل اختلاف نظرات بین تیم ممیزی و هر یک از ممیزی شوندگان از سازمان درخواست کننده گواهی در ارتباط با شواهد یا یافتههای ممیزي تلاش کند و نکات حلوفصل نشده را ثبت میکند تا در زمان تصمیم گیری برای صدور گواهینامه به آنها پرداخته شود.
یادآوری- جهت کاهش مشکلات ناشی از اختلاف بین ممیز و ممیزی شونده، توصیه میگردد ممیزان نسبت به تفهیم عدم انطباق در زمان ممیزی به ممیزی شونده، اقدام لازم را انجام دهد اما از اعلام نظر در خصوص علت عدم انطباق‌ها یا راه حل رفع آنها خودداری کند.
6-5-5 آماده کردن نتیجه گیریهای ممیزی
پیش از برگزاری جلسه اختتامیه تیم ممیزی تحت مسئولیت راهبر (سرممیز):
یافتههای ممیزی و هرگونه اطلاعات مقتضی دیگر به دست آمده در حین ممیزی را بر اساس اهداف ممیزی و معیارهای ممیزی، بازنگری نموده و عدم انطباق‌ها را طبقه‌بندی مینماید؛
در مورد نتیجه‌گیری‌های ممیزی ضمن در نظر گرفتن عدم قطعیت ذاتی در فرایند ممیزی، توافق لازم را انجام میدهد؛
با هرگونه اقدامات پیگیري مورد نیاز توافق لازم را انجام می دهد؛
مناسب بودن برنامه ممیزی را تأیید نموده یا هرگونه تغییر مورد نیاز برای ممیزیهای بعدی (مانند دامنه شمول گواهی، مدت‌زمان یا تاریخ‌های ممیزی، دفعات بازبینی، شایستگی تیم ممیزی) را تعیین می نماید. این موارد در بخش برنامه ممیزی و اقدامات مورد نیاز برای ممیزی بعدی در گزارش ممیزی به شماره FR-CB-12 ثبت می گردد.
پس از پایان ممیزی جلسه اختتامیه در حضور مدیریت سازمان درخواستکننده گواهی با هدف ارائه نتیجه‌گیری‌های ممیزي شامل توصیه برای گواهیکردن توسط راهبر تیم ممیزی (سرممیز) به صورت رسمی برگزار میشود.
این جلسه با طرح مواردی شامل موضوعات زیر اجرا میگردد:
ذکر این نکته به سازمان درخواست کننده گواهی در این خصوص که شواهد ممیزی بر اساس نمونه های مشاهده شد در جریان ممیزی بوده و از اینرو عامل عدم قطعیت در نتایج ارائه شده وجود دارد؛
روش و چهارچوب زمانی گزارشدهی، شامل هرگونه درجه‌بندی یافتههای ممیزی از جمله نقاط قوت، فرصت های بهبود (ریسک ها)، عدم انطباق های احتمالی جزیی و عدم انطباق های احتمالی عمده؛
فرایند شرکت بهبود صنعت مهرگان در مورد رسیدگی به عدم انطباق‌ها شامل هرگونه تبعات مربوط به وضعیت گواهی سازمان درخواستکننده گواهی؛
چهارچوب زمانی سازمان درخواست کننده گواهی جهت ارائه طرحی در مورد اصلاح و اقدام اصلاحی برای هر گونه عدم انطباق شناسایی شده در حین ممیزی؛
در صورت موفق بودن ممیزی، توضیحات لازم در خصوص قوانین استفاده از گواهینامه و لوگو مربوطه داده می شود؛
فعالیتهای بعد از ممیزی شرکت بهبود صنعت مهرگان ؛
اطلاعات در خصوص فرایندهای رسیدگی به شکایت و درخواست رسیدگی مجدد؛
در پایان برای طرح سؤالات به سازمان درخواست کننده گواهی گواهی فرصت داده میشود هرگونه اختلاف نظرات مرتبط با یافتههای ممیزی یا نتیجه‌گیری‌ها مابین تیم ممیزی و سازمان درخواست کننده گواهی مورد مذاکره قرار می گیرد و در صورت امکان حلوفصل میشود. هرگونه اختلاف نظراتی که حلوفصل نشده‌اند ثبت و به شرکت ارجاع داده میشود تا در جلسه کمیته تصمیم گیری به آن موضوع رسیدگی شود.
پس از پایان ممیزی، گزارش ممیزی تحت مسئولیت راهبر تیم ممیزی (سرممیز) تهیه می شود. (فرم گزارش ممیزی مرحله اول به شماره FR-CB-11 و فرم گزارش ممیزی مرحله دوم/مراقبتی/صدور مجدد و عاجل FR-CB-12)
گزارش ممیزی یک سابقه صحیح، مختصر و روشن از ممیزی را ارائه میکند تا تصمیمگیری آگاهانه در مورد صدور گواهی، امکان پذیر گردد و شامل موارد زیر است:
اظهار به انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت به همراه خلاصه‌ای از شواهد توانمندی سیستم مدیریت برای برآورده کردن الزامات ذيربط و نتایج مورد انتظار و فرایند ممیزي داخلی و بازنگري مدیریت؛
نتیجه‌گیری در مورد مناسب بودن دامنه شمول گواهی؛
تأیید اینکه اهداف ممیزی برآورده شده است.
شرکت بهبود صنعت مهرگان سازمان درخواستکننده گواهی را ملزم به تحلیل علت و تشریح اصلاح و اقدامات اصلاحی خاص انجام شده یا طرحریزي شده براي انجام، به منظور رفع عدم انطباق‌های تشخیص داده شده بر اساس صورت جلسه رسمی، میکند. سپس اصلاحات و اقدامات اصلاحی را به منظور اینکه آیا آنها قابل قبول هستند، بازنگري میکند و سازمان درخواستکننده گواهی را از نتایج بازنگری و تصدیق مطلع میسازد.
شرکت بهبود صنعت همچنین سازمان درخواستکننده گواهی را در مورد ممیزی تکمیلی کامل، ممیزی تکمیلی محدود یا شواهد مدون(که مقرر است در حین ممیزی بعدی مورد تائید قرار گیرد) و لزوم تصدیق اثربخشی اصلاح و اقدامات اصلاحی، مطلع می نماید.
یادآوری- گزارش ممیزی به همراه فرم عدم انطباق و توصیه های بهبود به ممیزی شونده نیز ارائه میگردد.
6-7 تصمیمگیری برای گواهی کردن
شرکت بهبود صنعت مهرگان به منظور تصمیمگیری برای گواهیکردن کمیته‌ای را مستقل از افرادی که ممیزی را انجام داده اند، تشکیل میدهد.
اعضای کمیته تصمیمگیری که مستقیماً زیر نظر مدیر عامل فعالیت مینمایند از افراد شرکت بوده و به شرح زیر میباشند:
مدیر صدور گواهی
کارشناس برنامه ریزی ممیزی؛
کارشناس صدور گواهینامه (بعنوان بازبین فنی).
دو ممیز تأیید کننده به عنوان کارشناس بخش (های) IAF کد وابسته که ممکن است بر اساس توانایی تصمیمگیری آنها در کدهای لازم انتخاب شوند، درصورتی که فردی با این تخصص در شرکت وجود نداشته باشد، یک متخصص خارج از شرکت دعوت و جایگزین میشود. میشود که این افراد دارای قرارداد رسمی با شرکت هستند و جدای از افراد تیم ممیزی منصوب شده برای این ممیزی هستند.
یادآوری: جلسه با حضور حداقل سه نفر تشکیل می شود.
6-7-2 وظایف کمیته تصمیمگیری
وظیفه کمیته تصمیمگیری، نظارت بر فعالیتهای گواهیکردن میباشد.
وظایف اصلی کمیته تصمیمگیری به شرح زیر است:
اختیار تصمیمگیری در ارتباط با گواهی کردن شامل اعطاء ،خودداری از اعطاء و حفظ گواهی، تجدید، گسترش و محدود ساختن دامنه شمول گواهی، تعلیق یا رفع تعلیق بهدنبال تعلیق یا ابطال گواهی
نظارت بر مدیریت کلی طرح‌های گواهیکردن، مطابق با مقررات مربوط به هر بخش (IAF)؛
تصویب الزامات خاص هر بخش؛
ارزیابی اینکه آیا محصولات یا خدمات سازمانی که متقاضی صدور گواهینامه است در یکی از بخش‌های گواهیکردن قرار میگیرد؛
ارزیابی نتایج فعالیتهای گواهیکردن و اینکه آنها منطبق با معیارها و رویه‌های تعیین شده قبلی بوده‌اند، این رویه مطابق با آیین نامه NACI برای اعتباربخشی نهادهای گواهیکننده و توسط IAF تعیین و تصویب شده‌اند؛
زمان و مراحل کنترل سازمانهای گواهیشده را تعیین نماید.
6-7-3 مراحل عملیاتی کمیته تصمیمگیری
برگزاری جلسات:
جلسات کمیته تصمیمگیری حداکثر بصورت ماهانه برای بررسی پرونده‌های ارسالی برای ثبت و صدور گواهینامه تشکیل میشود ولی ممکن است این جلسات به فراخور پیشرفت مراحل صدور گواهی زودتر نیز تشکیل شود.
تصمیمگیری:
هر یک از اعضا حق یک رأی دارند. تصمیمات در صورت اکثریت رأی اعضا تصویب می‌شوند، اما در هر صورت مدیر صدور گواهی حق دارد از حق وتو خود (بویژه در شرایط مساوی بودن آرا) استفاده کند.
عینی بودن، محرمانه بودن و تضاد منافع:
اعضای کمیته تصمیمگیری در انجام وظایف خود، باید مطابق با اصول رفتار مناسب، حرفه‌ای و عینی بودن، طبق نقش خود عمل کنند.
6-7-4 معیارهای شایستگی برای کمیته‌های تصمیمگیری در سیستم‌های مختلف مدیریت
اعضای کمیته تصمیمگیری باید به عنوان یک گروه کاری/ تیم صلاحیت‌های تعریف شده در شرح مشاغل را داشته باشند.
در کمیته تصمیمگیری بر اساس فرم صورتجلسه تصمیمگیری در مورد اعطای گواهینامه به شماره FR-CB-14 و مطابق آیین‌نامه کمیته تصمیمگیری به شماره QM-CB-02تصمیمگیری برای گواهیکردن صورت میگیرد.
موارد زیر برای تصمیم گیری نیز ضروری است:
الف) در خصوص هر عدم انطباق عمده که مورد بازنگری قرار گرفته و پذیرفته شده است و اقدام اصلاحی آن تصدیق شده است؛
ب) در خصوص هر عدم انطباق جزئی که مورد بازنگری قرار گرفته باشد و طرح کارفرما برای اصلاح و اقدامات اصلاحی پذیرفته شده باشد.
1-8-6 تیم ممیزی باید اطلاعات زیر را برای صدور گواهینامه تهیه و در اختیار کمیته تصمیمگیری قرار دهد:
الف) گزارش ممیزی؛
ب) نظرات در خصوص عدم انطباق ها و در صورت موضوعیت داشتن، اصلاح و اقدامات اصلاحی انجام شده توسط سازمان درخواست کننده گواهی؛
ج) تایید اطلاعات ارائه شده به شرکت بهبود صنعت مهرگان که در بازنگری دخواست به کار رفته است؛
د) تایید اینکه اهداف ممیزی محقق شده است؛
ه) توصیه در مورد اعطا یا عدم اعطای گواهی همراه با هر گونه شروط و یا ملاحظات.
6-8-2 موارد مذکور در گزارش ممیزی مرحله دوم/مراقبتی/صدور مجدد/عاجل به شماره FR-CB-12 درج می گردد. پس از تصمیم گیری کمیته در خصوص صدور گواهی، تعلیق، ابطال، تمدید، افزایش یا کاهش دامنه، مسئولیت صدور گواهینامه یا اقدامات بعدی بعهده، کارشناس صدور گواهینامه می باشد. ضمناً کارشناس صدور گواهینامه نسبت به به روزآوری اطلاعات گواهینامه مشتریان در وب سایت به کارشناس IT اطلاع رسانی لازم را انجام داده و تا اعمال تغییرات پیگیری می نماید.
6-8-3 چنانچه شواهد رفع عدم انطباق در خصوص عدم انطباق های عمده ظرف مدت 6 ماه از آخرین روز ممیزی مرحله دوم توسط درخواست کننده ممیزی ارائه نشده باشد یا اقدامات اصلاحی ذیربط اجرا و تصدیق نشده باشد، باید پیش از توصیه برای گواهی، ممیزی مرحله دوم مجدداً تکرار گردد.
6-8-4 در صورت انتقال یک گواهینامه از سایر نهادهای معتبر به شرکت بهبود صنعت مهرگان ، اطلاعات زیر به منظور حصول اطمینان از کفایت و صحت گواهینامه اخذ شده، سپس فرایند اعطا انجام می شود:
اخذ گواهینامه صادر شده پیشین و بررسی اصالت و اعتبار آن از سوی نهاد صادر کننده گواهینامه؛
اخذ آخرین گزارش ممیزی انجام شده؛
اخذ سوابق رفع عدم انطباق های ممیزی پیشین.
در صورت عدم ارائه هر یک از مستندات فوق، امکان انتقال گواهینامه وجود نداشته و در صورت نیاز به صدور گواهینامه از سوی شرکت بهبود صنعت مهرگان ، فرآیند معمول صدور گواهینامه از مرحله اول باید اجرا گردد.
در صورت وجود مستندات فوق و کفایت و صحت آنها، شرکت بهبود صنعت مهرگان ، بر اساس برنامه ممیزی تدوین شده پیشین از سوی نهاد صادر کننده اول، ترتیبات ممیزی در پیش رو را انجام خواهد داد و گواهینامه ای برای درخواست کننده ممیزی به استناد شواهد قبلی صادر می نماید.
6-9 تصمیمگیری برای گواهی کردن مجدد
شرکت بهبود صنعت مهرگان براي تجدید گواهی بر اساس نتایج ممیزی برای گواهیکردن مجدد، برمبنای نتایج بازنگری سیستم در طول دوره گواهی و شکایات دریافت شده از استفاده‌کنندگان گواهی، تصمیمگیری میکند.
شرکت بهبود صنعت مهرگان به منظور بررسی و اثبات اینکه سازمان گواهیشده در برآوردهکردن الزامات استاندارد سیستم مدیریت در طول چرخه حیات گواهی نامه صادر شده مداومت دارد، حداقل دو بار (در فواصل زمانی حداکثر 12 ماه و 24 ماه پس از تاریخ ممیزی مرحله دوم) ممیزی های مراقبتی را برنامه ریزی و اجرا می کند.
6-10-2-1 هبود صنعت مهرگان به منظور پایش منظم زمینه‌ها و حوزه‌های کاری تحت پوشش دامنه شمول سیستم مدیریت، فعالیتهای بازبینی (مراقبتی) را که می‌تواند تصدیق روشهای پایش عملکرد سازمان گواهی شده باشد انجام میدهد.
6-10-2-2 ممیزیهای بازبینی در محل شامل برآورده شدن الزامات تعیین شده در مورد سيستم مديريت کارفرمای گواهي شده در خصوص الزامات مشخص شده با در نظر گرفتن استانداردي كه گواهي طبق آن اعطاء شده است، می باشد.دفعات ممیزی های مراقبتی به طور کلی 2 بار در طول 3 سال اعتبار گواهینامه از زمان انجام ممیزی مرحله دوم می باشد. در موارد زیر، می تواند دفعات ممیزی مراقبتی بیش از 2 بار باشد:
به درخواست سرممیز در صورت مواجهه با شواهدی که ضمن پوشش دهی الزامات استاندارد، ریسک هایی را برای ادامه فعالیت در آینده تشخیص دهد؛
وجود توصیه های متعدد یا عدم انطباق های متعدد جزئی در سازمان؛
درخواست مشتری به انجام ممیزی های مراقبتی در فواصل زمانی کوتاهتر.
یادآوری – این موضوع در قرارداد مابین درخواست کننده گواهی و شرکت صدور گواهی پیش بینی می گردد.
6-10-2-3 مسئولCRM، باید حداقل یک ماه زودتر از موعد ممیزی مراقبتی (ماه 11 ام و ماه 23 ام از زمان ممیزی مرحله دوم)، اطلاع رسانی به مشتری صدور گواهی می نماید تا زمان ممیزی مراقبتی را تعیین نماید. همچنین ایشان باید تغییرات احتمالی حداقل شامل تعداد پرسنل، محل سازمان، فعالیت های برون سپاری شده (یا بلعکس) و موضوع فعالیت شرکت که بر نفر-روز ممیزی تاثیر گذار است و می تواند برنامه ممیزی را تغییر دهد، مورد بررسی قرار دهد. اگر تغییراتی مد نظر بود، مجدد اطلاعات در فرم تعیین مدت زمان ممیزی درج نموده و زمان مورد نیاز ممیزی را با کارشناس برنامه ریزی ممیزی تثبت نماید. پس از تعیین زمان ممیزی، کارشناس برنامه ریزی ممیزی، سایر هماهنگی با مشتری و تیم ممیزی را جهت انتصاب آنها و تعیین طرح ممیزی انجام می دهد.
6-10-2-4 مدت زمان ممیزی مراقبتی، صرفنظر از عوامل کاهنده یا افزاینده زمان ممیزی، به طور معمول ثلث زمان ممیزی اولیه می باشد. همچنین ممیزی های مراقبتی به صورت حضوری می باشد و مواردی که در ممیزی مراقبتی مورد بررسی قرار می گیرد حداقل شامل موارد زیر می باشد:
موضوعاتی که ممیزان قبلی در ابتدای گزارش خود تحت عنوان “مواردی که در ممیزی بعدی باید مورد بررسی قرار گیرد” درج نمودهاند؛
ممیزی های داخلی و بازنگری مدیریت؛
اقدامات انجام شده در مورد عدم انطباق های شناسایی شده طی ممیزی قبلی؛
رسیدگی به شکایات؛
اثربخشی سیستم مدیریت با توجه به دستیابی به اهداف تعیین شده مشتری و نتایج مورد نظر در خصوص سیستم های مدیریت ذیربط؛
پیشبرد فعالیت های طرحریزی شده با هدف بهبود مداوم؛
تداوم کنترل فعالیت های عملیاتی؛
بازنگری هر گونه تغییرات؛
استفاده از علایم و هرگونه ارجاع به گواهی؛
استعلام‌هایی که از شرکت در مورد وضعیت گواهی سازمان گواهی شده صورت گرفته است؛
بازنگري اظهارات سازمان گواهی شده در ارتباط با عملیات خود (مانند مطالب تبلیغاتی، وبگاه اینترنتی)؛
درخواست‌ها از سازمان گواهی شده براي ارائه اطلاعات مدون (به صورت کاغذي یا رسانه الکترونیکی).
6-10-3 ممیزی برای گواهی کردن مجدد
6-10-3-1 به منظور تأیید تداوم انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت در کلیت آن و تداوم مرتبط بودن و قابلیت اعمال آن با توجه به دامنه شمول گواهی ممیزی برای گواهیکردن شامل بازنگري گزارش‌های ممیزي بازبینی قبلی و عملکرد سیستم مدیریت در طول دوره گواهی، طرحریزی و انجام میشود تا تجدید به هنگام گواهینامه قبل از انقضای تاریخ آن امکان پذیر باشد.
یادآوری- در صورتیکه تغييرات مهمی در سيستم مديريت کارفرما یا سيستم مديريتی که اجرا میشود (مانند تغييرات در قانون)، وجود داشته است، ممکن است در فعالیتهای مميزي برای گواهي کردن مجدد به مميزي مرحله اول نياز باشد.
6-10-3-2 ممیزی برای گواهیکردن مجدد سیستم مدیریت یک مشتری، به صورت حضوری (در محل) بوده و حداقل شامل موارد زیر میباشد:
اثربخشی سیستم مدیریت در کلیت آن با در نظر داشتن تغییرات داخلی و خارجی و تداوم مرتبط بودن و قابلیت اعمال آن با توجه به دامنه شمول گواهی؛
تعهد اثبات شده براي حفظ اثربخشی و بهبود سیستم مدیریت به منظور ارتقای عملکرد کلی؛
اثربخشی سیستم مدیریت با توجه به دستیابی به اهداف سازمان گواهی شده و نتایج موردنظر در خصوص سیستم (هاي) مدیریت مربوطه.
6-10-3-3 مدت زمان ممیزی صدور گواهی مجدد صرفنظر از عوامل کاهنده یا افزاینده زمان ممیزی، مشابه مدت زمان ممیزی مرحله دوم می باشد. این ممیزی باید در ماه 34 ام از زمان ممیزی مرحله دوم (2 ماه قبل از تاریخ انقضای گواهینامه) توسط مسئول CRM در جهت تعیین زمان ممیزی اطلاع رسانی شود. در این صورت، مسئول CRM، مقدمات انعقاد قرارداد یا الحاقیه تمدید آن را تهیه و طبق روش اجرایی درخواست ها، پیشنهادات و عقد قرارداد به شماره PR-CB-02 اقدام می نماید. همچنین ایشان باید تغییرات احتمالی حداقل شامل تعداد پرسنل، محل سازمان، فعالیت های برون سپاری شده (یا بلعکس) و موضوع فعالیت شرکت که بر نفر-روز ممیزی تاثیر گذار است و می تواند برنامه ممیزی را تغییر دهد، مورد بررسی قرار دهد. اگر تغییراتی مد نظر بود، مجدد اطلاعات در فرم تعیین مدت زمان ممیزی درج نموده و زمان مورد نیاز ممیزی را با کارشناس برنامه ریزی ممیزی تثبت نماید. پس از عقد قرارداد و تعیین زمان ممیزی، کارشناس برنامه ریزی ممیزی، سایر هماهنگی با مشتری و تیم ممیزی را جهت انتصاب آنها و تعیین طرح ممیزی انجام می دهد.
6-10-3-4 در صورت انجام موفقیت آمیز ممیزی صدور گواهی مجدد پیش از خاتمه زمان انقضای گواهینامه، گواهینامه جدید صادر می گردد که تاریخ صدور آن، در تاریخ تصمیم گیری یا بعد از آن بوده و تاریخ انقضای آن نیز به مدت سه سال از زمان گواهینامه قبلی، تمدید می گردد. ممیزی موفقیت آمیز، شامل ممیزی است که نتایج ممیزی شامل توصیه برای بهبود یا عدم انطباق های جزیی بوده که در بازه زمانی تعیین شده توسط سرممیز، و پیش از خاتمه اعتبار گواهی نامه با ارسال شواهد مناسب برای رفع عدم انطباق از سوی مشتری برطرف گردد.
6-10-3-5 در صورتی که مشتری مایل به همکاری نباشد یا به طریقی ممیزی صدور گواهی مجدد را به تعویق بیندازد، یا نتیجه ممیزی صدور مجدد به صورت موفقیت آمیز نباشد، در این صورت گواهینامه مربوطه برای مدت 3 ماه تعلیق و در صورت عدم پیگیری اثربخش مشتری برای رفع عدم انطباق(ها)، ابطال می گردد. مدیر صدور گواهی در زمان تعلیق و در زمان ابطال گواهینامه اطلاع رسانی لازم را طبق نامه های رسمی با متون مندرج در اسناد شماره FR-CB-15 و FR-CB-16 به مدیریت ارشد سازمان گواهی شده انجام می دهد و تبعات ناشی از تعلیق یا ابطال، نظیر عدم استفاده از نشان صدور گواهینامه و گواهینامه را به مشتری یادآوری می نماید. ممیزی ناموفق، شامل ممیزی است که نتایج ممیزی شامل عدم انطباق های جزیی بوده که در بازه زمانی تعیین شده توسط سرممیز، و پیش از خاتمه اعتبار گواهی نامه با عدم ارسال شواهد مناسب برای رفع عدم انطباق از سوی مشتری همراه بوده است و یا ممیزی دارای عدم انطباق عمده باشد. در صورت مواجهه با عدم انطباق عمده، گواهینامه تعلیق می شود و چنانچه در فرصت تعیین شده، اقدام موثری برای رفع عدم انطباق انجام نشود، گواهینامه باطل خواهد شد.
یادآوری- ممیزی هایی که با عدم انطباق عمده مواجه می شوند، باید بصورت حضوری وضعیت رفع عدم انطباق مورد بررسی قرار گیرند. به این ممیزی های از این پس ممیزی پیگیرانه (Follow up) اتلاق میگردد.
یادآوری- در صورت ابطال گواهینامه، در صورت رجوع مجدد مشتری برای گواهی شدن، چنانچه فعالیت های لازم برای صدور مجدد ظرف 6 ماه از موعد این ممیزی انجام شود، شرکت بهبود صنعت مهرگان ، گواهینامه جدید را با تاریخ تصمیم گیری جدید یا تاریخی بعد از آن صادر می نماید و تاریخ انقضاء باید بر اساس دوره قبل از گواهیکردن باشد. در غیر اینصورت مراحل ممیزی از مرحله اول آغاز می گردد.
6-10-3-6 در صورتی که سازمان درخواست کننده گواهی، که قبلاً توسط سایر نهادهای معتبر گواهیشده است و هم اکنون تمایل به تغییر نهاد گواهیکننده خود را داشته باشد، شرکت بهبود صنعت مهرگان درخواست وی را با در نظر گرفتن موضوعات مندرج در بند 6-8 و موارد زیر بررسی نموده و در صورت واجد شرایط بودن گواهی برای انتقال، اقدام به پذیرش نهاد متقاضی گواهی شدن می نماید:
IAF MD 2 IAF Mandatory Document for the Transfer of Accredited Certification of Management Systems
در صورتی که بازنگری قبل از انتقال گواهی الزامات مطرح شده در زیر بند 2-2، IAF MD 2 را پوشش دهد، گواهینامه با همکاری های لازم بین نهاد صادر کننده قبلی و شرکت بهبود صنعت مهرگان انتقال مییابد.
شرکت بهبود صنعت مهرگان ممیزیهای ویژه را در دو حالت انجام می دهد:
شرکت بهبود صنعت مهرگان در پاسخ به درخواست گسترش دامنه شمول گواهینامه ای که قبلاً اعطا شده است نسبت به انجام بازنگری درخواست و تعیین هرگونه فعالیتهای ممیزی مورد نیاز برای تصمیمگیري در مورد اینکه آیا گواهی گسترش یافته می‌تواند اعطا شود یا خیر، اقدام میکند. این اقدام می تواند به همراه یک ممیزی بازبینی (مراقبتی) انجام شود.
مدت زمان ممیزی برای گسترش دامنه شمول، بستگی به میزان فعالیت های اضافه شده یا موضوع اضافه شده دارد که متناسب با IAF کد مربوطه و حجم فعالیت اضافه شده، مدت زمانی تخصیص می یابد. چنانچه این ممیزی با ممیزی مراقبتی همراه باشد، مدت ممیزی مراقبتی اضافه می گردد.
6-11-2 ممیزیهای عاجل (اضطراری)
هر گاه لازم باشد ممیزی مشتریان گواهیشده به صورت عاجل یا بدون اطلاع قبلی به منظور رسیدگی به شکایات یا در ارتباط با پاسخگویی به تغییرات یا پیگیری در مورد کارفرماهای تعلیق شده انجام شود، به صورت زیر اقدام میشود:
شرایطی را که این ممیزیهای عاجل انجام خواهد شد، به کارفرمای گواهیشده توضیح و به اطلاع آنها رسانده میشود؛
به دلیل اینکه در ممیزی عاجل، کارفرمای گواهیشده فرصت اعتراض به اعضاي تیم ممیزي را ندارد، تعیین تیم ممیزی تحت نظارت مستقیم مدیر گواهیکردن با توجه به موارد زیر انجام میشود:
ترجیحاً ممیزان، با ترکیب تیم ممیزی پیشین متفاوت باشد یا دست کم نفرات جدیدی در تیم حضور داشته باشند؛
پیش از انتصاب ممیزان، هر گونه موضوعی که می تواند سبب نارضایتی مشتری گردد یا بنوعی تضاد منافعی ایجاد نماید مورد بررسی قرار گیرد.
یادآوری- مدت زمان این نوع ممیزی، متناسب با موضوع ممیزی عاجل تعیین میگردد.
6-12 تعلیق، ابطال یا محدودساختن دامنه شمول گواهینامه
6-12-1 در صورتیکه شرکت بهبود صنعت مهرگان بنا به دلایلی مطمئن شود که سیستم مدیریت سازمان گواهیشده منطبق بر الزامات استاندارد و قوانین و مقررات مربوطه نمی‌باشد، می‌تواند گواهینامه را به حالت تعلیق درآورد. به‌طور خاص این موارد عبارتند از:
الف- سیستم مدیریت گواهیشده کارفرما به طور مداوم یا جدی الزامات مربوط به گواهیکردن از جمله الزامات مربوط به اثربخشی سیستم مدیریت را برآورده نکرده باشد؛
ب- کارفرمای گواهیشده اجازه ندهد که ممیزیهای بازبینی یا گواهیکردن مجدد در دفعات لازم ایجاد پذیرد؛
پ- کارفرمای گواهی شده داوطلبانه درخواست تعلیق کرده باشد؛
ت- هنگامی‌که عدم انطباق‌های عمده یا تعداد زیادی از عدم انطباق‌های جزیی یافت شوند و هنگامی که اقدام اصلاحی تعریف نشده باشد یا به طور کلی نتیجه ممیزی بیانگر عدم استقرار سیستم مدیریت مورد نظر باشد؛
ث- عدم توانایی در انجام ممیزیهای مراقبتی مطابق با زمانبندی تعیینشده و یا سایر ممیزی اضافی مورد نیاز؛
ج- وجود الزامات قانونی یا اداری، گزارش تخلفات، شکایات، اختلافات و غیره در مورد الزامات اجباری سیستم یا محصول/ خدمات ارائه‌شده توسط سازمان یا عدم اطلاع شرکت بهبود صنعت مهرگان از وجود آنها؛
چ- عدم رعایت الزامات مرتبط به سیستم مدیریت تحت پوشش گواهینامه؛
ح- در صورت عدم پرداخت هر یک از صورتحساب‌ها یا سایر شرایط مندرج در قرارداد؛
6-12-2 در صورت بروز هرکدام از موارد بالا، نامه تعلیق در زمان مناسب بلافاصله برای مشتری با قید شروع زمان تعلیق، شماره گواهینامه و مهلت رفع تعلیق (معمولاً 3 ماه) ارسال میگردد.
6-12-3 چنانچه طی این مدت، موارد مرتفع گردد و سوابق و مدارک کافی دریافت شود، پس از بررسی و تائید، گواهینامه از حالت تعلیق خارج‌شده و به حالت عادی بر میگردد. ممکن است برای بررسی موارد به ممیزی ویژه نیاز باشد که مطابق قرارداد، هزینه انجام این ممیزی به عهده ممیزی شونده است.
6-12-4 هرگاه در مدت زمان تعیین شده، مسائل حل‌و فصل نشود، باید گواهی ابطال و یا دامنه شمول آن محدود گردد.
6-12-5 وقتی کارفرمای گواهیشده الزامات مربوط به استاندارد را در مورد بخشهایی از دامنه کاری قید شده در گواهینامه برآورده نکرده باشد، شرکت بهبود صنعت مهرگان دامنه کاری مشتری را محدود می سازد.
6-12-6 کلیه این موارد از جمله تعلیق، ابطال و یا محدود کردن دامنه کاری، به صورت مکتوب (نامه ابطال گواهینامه به شماره FR-CB-15 و نامه تعلیق گواهینامه به شماره FR-CB-16) از طرف شرکت بهبود صنعت مهرگان برای کارفرما ارسال میگردد.
6-12-7 تحت شرایط تعلیق، گواهی سیستم مدیریت کارفرما به طور موقت بی اعتبار می گردد.
6-12-8 اگر مسئلهای که موجب تعلیق شده است حل و فصل شود، شرکت بهبود صنعت مهرگان اعتبار گواهی تعلیقشده را اعاده میکند. در صورتیکه در مدت زمان تعیینشده توسط شرکت بهبود صنعت مهرگان مسایلی که موجب تعلیق شده است حلوفصل نشود، گواهی ابطال یا دامنه شمول آن محدود می گردد.
6-12-9 هرگاه کارفرمای گواهی شده به صورت مداوم یا جدی الزامات مربوط به گواهی کردن را در مورد بخشهایی از دامنه شمول گواهی برآورده نکرده باشد، شرکت بهبود صنعت مهرگان دامنه شمول گواهی کارفرما را محدود میسازد تا بخشهایی که الزامات مربوط به آنها برآورده نشده است از دامنه شمول حذف گردد. هرگونه محدودسازی طبق الزامات استاندارد به کار رفته در گواهینامه می باشد.